Conservation légale · ARTCI · OHADA · Expertise IRS
Stocker un document
ne signifie pas
le conserver.
En droit ivoirien comme en droit OHADA, la valeur légale d'un document numérique dépend de garanties techniques précises. La plupart des organisations n'en sont pas conscientes.
L'erreur la plus courante
"Nous avons numérisé tous nos dossiers."
Numériser un document, le stocker dans un dossier partagé, le mettre dans Google Drive ou un NAS tout cela est du stockage. Ce n'est pas de l'archivage à valeur probante.
Un fichier numérique peut être modifié après sa création ou son métadonnée de date peut être altérée. Sans mécanisme cryptographique qui "scelle" le document au moment de son archivage, vous ne pouvez pas prouver que le fichier que vous présentez en 2025 est bien l'original de 2019.
Ce que pense l'organisation
"J'ai scanné et renommé le fichier. Il est dans mon dossier 'Archives 2022'. Je suis en conformité."
Ce que dit le droit
Un document a valeur probante quand son authenticité et son intégrité sont garanties par des mécanismes techniques vérifiables (ARTCI, loi 2013-546, Acte uniforme OHADA sur le droit commercial).
Les fondations
Les 5 composantes d'un archivage certifié.
Empreinte cryptographique (hash)
IntégritéAu moment de l'archivage, le système calcule une empreinte numérique unique du document (SHA-256). Toute modification ultérieure même un seul caractère change cette empreinte. La preuve de non-modification est ainsi vérifiable à tout moment, sans avoir besoin du document original papier.
Horodatage certifié
Date certifiéeL'horodatage (ou estampille temporelle) est fourni par une Autorité de certification reconnue. Il prouve qu'un document existait bien à une date et heure précises. Ce n'est pas simplement la date du fichier qui peut être modifiée manuellement mais une preuve cryptographiquement liée à une autorité tierce.
Signature électronique qualifiée
AuthenticitéPour les documents nécessitant une identification de l'auteur (contrats, actes, validations), la signature électronique qualifiée lie cryptographiquement l'identité du signataire au document. En droit OHADA, cette signature a la même valeur que la signature manuscrite.
Immuabilité et verrouillage
Non-répudiationUne fois versé dans le SAE, un document ne peut pas être modifié ou supprimé hors procédure légale. L'architecture technique du SAE garantit cette immuabilité contrairement à un dossier partagé ou un système GED où les fichiers restent modifiables.
Gestion des durées légales & destruction certifiée
Cycle de vieLe SAE gère automatiquement les durées de conservation par type de document. À l'échéance, la destruction est proposée, validée et exécutée de manière certifiée avec traçabilité complète. La destruction est tout aussi importante que la conservation : conserver trop longtemps crée aussi des risques légaux et de confidentialité.
Côte d'Ivoire
Le cadre légal
vous oblige déjà.
Plusieurs textes ivoiriens et régionaux (OHADA) définissent les obligations de conservation documentaire et donnent valeur légale à l'écrit électronique. Ces obligations s'appliquent à toutes les entreprises et institutions exerçant en Côte d'Ivoire.
IRS vous accompagne pour comprendre vos obligations spécifiques et mettre en place la solution d'archivage conforme à votre secteur.
Transactions électroniques Côte d'Ivoire
Reconnaît la valeur juridique de l'écrit électronique et encadre la conservation des documents numériques.
Autorité de Régulation des Télécommunications / TIC
Définit les standards techniques pour la confiance numérique, la signature électronique et la conservation certifiée.
Acte uniforme Droit commercial général
Impose une conservation de 10 ans pour les documents commerciaux. L'Acte uniforme reconnaît la signature électronique au même titre que la signature manuscrite.
Instruction sur la conservation Secteur financier
Impose aux établissements financiers des durées de conservation strictes et des exigences de traçabilité renforcées.
Applications concrètes
Qui a besoin de l'archivage probant ?
Banques & Assurances
- ✓ Contrats d'ouverture de compte et KYC
- ✓ Contrats de prêt et garanties
- ✓ Pièces justificatives clients
- ✓ Correspondances officielles BCEAO
Administrations & Collectivités
- ✓ Délibérations et actes officiels
- ✓ Marchés publics et contrats
- ✓ Archives historiques numérisées
- ✓ Dossiers de demandes citoyens
Entreprises & PME
- ✓ Contrats commerciaux signés
- ✓ Bulletins de paie et dossiers RH
- ✓ Documents comptables et fiscaux
- ✓ Courriers recommandés et mises en demeure
Vos questions sur l'archivage à valeur probante
Les interrogations les plus fréquentes de nos clients avant de se lancer.
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Les durées de conservation varient selon le type de document : comptabilité 10 ans (OHADA), contrats commerciaux 5 à 10 ans, dossiers salariés 5 ans après départ, documents bancaires 10 ans (BCEAO). La GED IRS programme automatiquement les alertes et les destructions certifiées en fin de durée légale.
Vos obligations légales sont peut-être déjà en défaut.
Un audit documentaire gratuit vous permet de savoir exactement quels documents doivent être conservés, pour combien de temps et avec quelles garanties techniques.
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